「人は入力しなくていい。AIが出してきた通勤費・交通費は正しい」というコンセプトの転換により、精算プロセスの自動化を実現

内山様は花王の本社に所属されていらっしゃいますけれど、お仕事の内容について教えてください。

私は今、コーポレート戦略部門の先端技術経営改革部（以下SIT）で、デジタル運用を担当しております。DXと言っても社内と社外大きく分けて２つあると思いますが、我々が主に担当しているのは、社内向けのDXです。今までの仕事のやり方を見直しつつ、新しいデジタルツールを用いることで、新しい価値やアイデアを創造していく人と時間のリソースを生み出していきます。グループ全般の業務能率化に、デジタルを使って挑むことが我々のミッションです。

SAPPHIRE 近郊交通費を導入する前は、どのような形で通勤費・交通費精算を運用されていたのでしょうか？

以前は既製品ではなく、花王オリジナルのシステムを構築して、通勤費や交通費の精算を行っていました。システムの老朽化に伴い維持が難しくなり、新しいシステムを検討しなければというタイミングで、それまで別の案件で検討していたSAPPHIREの導入を検討することになりました。

当時ご利用されていたオリジナルの精算システムでは、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

KBBCは約6000人の美容部員が在籍しています。日々、百貨店やスーパーなどに出勤し、我々の商品を最前線でお客様に提案していますが、複数の店舗を担当する方もいますし、時には会社に出勤もしますので、KBBCのメンバーは通勤費と交通費が非常に複雑に入り混じります。

そのため、毎日の交通費を調べ、一つ一つ入力するなど、数多くの手間が発生していました。そしてそれを承認する側の上長も、申請された出勤店舗までの通勤費・交通費が正しいのかどうか、いわゆる承認作業に、かなりの時間をかけていました。

そういった精算プロセスをスムーズに終わらせ、美容部員がお客様と向き合う時間をしっかり確保するという点が今回の課題でした。

そういった課題解決のために、御社として必要と思われていた機能やサービスの内容についてお話いただければと思います。

我々SITとしては、「やらなくていい作業はやらないようにしたい」と考え、これまでの当たり前を当たり前と捉えないところからシステムの構築を考え出しました。今回導入したSAPPHIRE 近郊交通費は通勤費・交通費精算の自動化というところを目的に導入しましたが、それだけでなくコンプライアンスの向上、例えば意図しない二重申請、遠回りで申請するなどの不正利用の発見、そういったところも視野に入れながら様々なサービスを検討させていただき、今回SAPPHIREの導入を決定したという経緯があります。

実際に利用が始まって、利用者の方にはどういったベネフィットがありますでしょうか？

毎日の通勤費・交通費の入力がほぼなくなったというところがメリットとしてひとつあります。月１回の申請で済むので、大きくその手間を削減できたと考えています。

あとはペーパーレスが実現できました。申請書類をわざわざ会社に提出する必要もなく、ボタンひとつで精算できるのでとても便利ですし、出勤したのに申請を忘れていたというような精算漏れの防止にもつながっています。利用者からもこのようなベネフィットの声をかなりいただいています。

KBBCの皆様の先にいらっしゃる花王様の最終顧客に対しても、SAPPHIRE 近郊交通費の導入は効果があったとお考えでしょうか？

社員が自分のために行う経費精算は、もちろん必要な業務ですが、お客様の価値には残念ながら繋がっておりません。やらなくてよい作業である精算のための時間を減らし、いかにお客様のための時間に変えていけるか、その点が今後の我々の価値提案において問われているポイントだと思っています。より良い時間をお客様と過ごすために、そのような「やらなくていいこと」をどこまで効率化できるか、これからも挑戦していきたいと思います。

選定の過程において、Miletosを選んでいただいたポイントはどういったところだったのでしょうか？

最初に発想の転換があったというのが大きなポイントだと思います。それまでは「いかに精算を楽にするか」という視点から、入力がより簡単であるとかそういった機能のツールを探していました。しかし、AIが出してきた通勤費を正しいものとして扱い、もし間違っていたら後で人が修正すればいい、つまり「入力はもうやらなくていいんじゃないか」という視点に大きくコンセプトを切り替えたのが、転換点でした。

当時そういった機能を持っているツールは世間にありませんでしたので、新たにMiletos様と一緒に構築することができました。

そうですね。最初のPoCのときには、自動精算ではなく、事後チェックとしてSAPPHIRE AI経費精査を利用していただいておりましたよね。その後、「これだけ精度が出るんだったら、もしかして予測もできるんじゃないか」というお話を花王様の方からいただいて、それじゃあ開発してみようとプロジェクトが動き始めたと記憶しています。

はい。本格的に機能を稼働させて最終的なチェックが始まったのが2021年が明けてからでしたね。4月に本番導入というのはもう決まっておりましたので、1月～3月で精度と機能を高めつつ、システムの安定稼働に持っていけるかというところは、Miletos様のご協力をいただきながら苦労した点です。

導入の過程で特に意識をされていたことなどございましたら教えてください。

利用者の意見を大切することと、費用対効果も含めて、意思決定者の理解をいただけるかということには、関連部門含めて議論を重ねて多くの協力を頂戴しました。

最後にMiletosに期待することをお聞かせください。

今まで弊社は、御社のようないわゆるベンチャー企業との付き合いがあまりうまくなかったかもしれません。一緒に組んで新しいシステムを構築していこうとする場合、どこまでリスクをとってその技術を利用するか判断が求められますが、その技術を見極める目というのがこれまでなかったと思います。

今はMiletos様も含め少なくとも数社の尖った技術をもったベンチャー企業様と様々な課題解決に取り組んでいます。大手ベンダーにはないスピード感ですとか、オリジナルな特徴を持った尖った技術をお持ちですので、そういったところとうまく組んでいきながら、新たな課題解決をスピーディにやっていきたいと考えています。

ありがとうございます。引き続き、花王様と共に新しいプロダクト、新しい価値の開発に取り組んでいければと思っております。